Herramientas para trabajar en remoto sin dejar de ser un equipo

Hola a todas y todos!

Con este post abrimos aun más las puertas de Minimalism, en la parte personal y profesional. Os vamos a contar cómo nos organizamos internamente, qué herramientas de gestión/comunicación usamos en el día a día y para qué hacemos todo esto.

No queremos trabajar anclados a un lugar físico. Es probablemente la primera de nuestras premisas al escoger una forma de trabajar u otra, incluso al elegir una herramienta u otra. Somos un equipo pequeñito y no tiene pinta de que eso vaya a cambiar a medio plazo, por eso mismo sabemos que gran parte del éxito está en la organización de todo el trabajo. Somos pocas personas que sacamos el trabajo de muchas personas. Atención al cliente, campañas de marketing, crear y mantener toda la tecnología, contacto con las fábricas, lanzamiento de nuevas ideas y productos, gestión de las redes sociales…  la verdad es que hay días de locura y sería imposible disfrutar sin “reglas” a la hora de trabajar y herramientas de gestión.

Hace pocos meses nuestra organización, gestión y comunicación se basaba en la fórmula whatsapp + cuaderno (de papel y boli). Así cada uno organizaba sus tareas y las priorizaba, hablábamos por whatsapp y a veces nos enviábamos mails. En tan solo dos meses hemos implantado un método que nos da tranquilidad, velocidad y flexibilidad de horarios.

NOTION, es el lugar donde centralizamos toda la información y tareas. Es el corazón de la empresa. Para el que no conozca Notion.so ellos se definen como “All-in-one workspace”. Nosotros tenemos 6 espacios de trabajo (a la izquierda en la imagen de arriba):

• 3 de ellos sirven para la gestión de tareas en el día a día en cada uno de los proyectos que tenemos (Minimalism – Mabui – Playrs). Se llama “To-Do” y funciona como Trello (columnas y tareas). Tenemos varios estados de cada tarea para saber el progreso / fecha de finalización / responsable de la tarea. Todo lo que tenga que ver con esa tarea se comenta de manera obligatoria en la ficha de cada tarea, así queda reflejado en un hilo de comentarios. Además, puedes ordenar esas tarea por fecha de entrega, etiquetas, encargado de la tarea. En la imagen de abajo podéis ver nuestras tareas del día a día (pantallazo real de hoy).

• Otro de los “workspace” sirve para decisiones más estratégicas. Ahí abrimos tareas para comentar temas generales y globales que afectan a todos los proyectos. Por ejemplo temas legales y societarios. Son decisiones que no queremos mezclar con las tareas del día a día en cada proyecto.

•  Tenemos otro espacio a la que hemos llamado “Wiki”. Es nuestra base de datos de información donde tenemos listado proveedores, información societaria o tarifas logísticas. 

• El último “workspace” está dedicado a reuniones. Sí, documentamos todas las reuniones ya que no solemos estar todos en todas. Así además es una fuente de información a la que poder recurrir en algún momento puntual. Están organizadas por fechas y por proyectos.

Las posibilidades con Notion son infinitas. Tienes varias vistas para visualizar tus tareas en columnas, como una calendario o simplemente en un listado. En cada tarea puedes añadir sub-tareas, imágenes, un “mini to-do” e incluso código HTML. Es una herramienta muy completa que hemos elegido porque nos ayuda a tenerlo todo en un mismo sitio. Para nosotros es muy importante elegir una sola herramienta que nos cubra las máximas necesidades posibles, y Notion nos sirve como gestor de tareas, Wiki, gestión documental y como lugar donde tomar todas las decisiones.

 Antes de tomar la decisión de usar Notion hemos probado Trello y Asana pero la sencillez y las opciones infinitas de Notion nos hicieron cambiar de opinión. 

*Pausa, recuerda, somos transparentes. Puedes ver TODAS nuestras métricas, números, facturación en vivo pinchando AQUÍ

SLACK, la herramienta de comunicación en el día a día. Todo empieza con un “buenos días equipo” que nos decimos los unos a los otros en el chat general, es nuestra forma de decir “empiezo a trabajar, ya estoy a tope”. Para el que no conozca Slack.com, es una herramienta de chat que se conecta de manera sencilla con otras herramientas (Google Drive, Gmail, Shopify, Notion, Google Calendar…). En Minimalism lo utilizamos para 3 cosas:

• Chat interno de empresa para las conversaciones del día a día sencillas. Es el lugar donde tomar decisiones rápidas. Por ejemplo esta mañana hemos decidido en 2 minutos cómo, cuando y a quién hacer una campaña de SMS a carritos abandonados. Es todo a través del chat de Slack.
• Canales por proyecto. Igual que en Notion tenemos 3 espacios (canales-chats) donde hablar de cosas. En cada uno de los canales se habla de cosas específicas para así no mezclar cosas.
• Alertas y notificaciones. Cada vez que tenemos un pedido nuevo, se modifica una tarea en Notion o se sube el resumen de una reunión aparece una alerta en un canal de Slack. Esto convierte a slack en nuestro centro de notificaciones-trabajo, es el “vivo y en directo” de la empresa. La integración es muy sencilla en ambas herramientas.

ZENDESK, el lugar donde se centraliza toda la comunicación con clientes. Para el que no lo conozca, Zendesk tiene un sistema de tickets perfecto para gestionar la atención al cliente de cualquier ecommerce. Lo conectas con tu mail y con tus redes sociales y así tienes en un mismo lugar todas las preguntas o incidencias de los clientes. 

GOOGLE CALENDAR y GMAIL, para recordatorios y eventos. Es el sitio donde nos apoyamos para revisar stock de productos y cajas. Google Calendar nos lo recuerda por nosotros y además sirve para ver la disponibilidad horaria que tenemos en todo el equipo. Gmail no hace falta que os expliquemos para qué funciona :) 

Además de todo esto usamos varias apps de Shopify que nos hacen más sencillo el día a día, pero de esto hablaremos en otro post. 

¿Cuáles son las herramientas que vosotros usáis para la gestión del día a día en vuestro proyecto? Somos todo oídos.