Tools, um aus der Ferne zu arbeiten und gleichzeitig ein Team zu sein

Hallo an alle!

Mit diesem Beitrag öffnen wir die Türen des Minimalismus noch mehr, sowohl persönlich als auch beruflich. Wir erzählen Ihnen, wie wir uns intern organisieren, welche Management-/Kommunikationsinstrumente wir täglich nutzen und warum wir das alles tun.

Wir wollen nicht an einem physischen Ort verankert arbeiten . Es ist wahrscheinlich die erste unserer Prämissen, wenn wir uns für die eine oder andere Arbeitsweise entscheiden, auch wenn wir uns für das eine oder andere Werkzeug entscheiden. Wir sind ein kleines Team und mittelfristig sieht es nicht danach aus, dass sich daran etwas ändern wird. Deshalb wissen wir, dass ein großer Teil des Erfolgs in der Organisation aller Arbeiten liegt. Wir sind wenige Menschen, die die Arbeit vieler Menschen übernehmen. Kundenservice, Marketingkampagnen, Entwicklung und Wartung der gesamten Technologie, Kontakt mit den Fabriken, Einführung neuer Ideen und Produkte, Verwaltung sozialer Netzwerke ... die Wahrheit ist, dass es verrückte Tage gibt und es unmöglich wäre, die Zeit ohne „Regeln“ zu genießen zu Arbeits- und Managementtools.

Vor einigen Monaten basierte unsere Organisation, Verwaltung und Kommunikation auf der Formel WhatsApp + Notizbuch (Papier und Stift). Also organisierte jeder seine Aufgaben und priorisierte sie, wir unterhielten uns über WhatsApp und schickten manchmal E-Mails. In nur zwei Monaten haben wir eine Methode implementiert, die uns Sicherheit, Schnelligkeit und Terminflexibilität bietet.

NOTION ist der Ort, an dem wir alle Informationen und Aufgaben zentralisieren. Es ist das Herzstück des Unternehmens. Für diejenigen, die Notion nicht kennen. Sie definieren sich selbst als „All-in-One-Arbeitsbereich“. Wir haben 6 Arbeitsbereiche (links im Bild oben):

• Drei davon werden für die tägliche Aufgabenverwaltung in jedem unserer Projekte verwendet ( Minimalismus – Mabui – Players). Es heißt „To-Do“ und funktioniert wie Trello (Spalten und Aufgaben). Wir haben für jede Aufgabe mehrere Status, um den Fortschritt/das Abschlussdatum/den Verantwortlichen für die Aufgabe zu erfahren. Alles, was mit dieser Aufgabe zu tun hat, wird im Tab jeder Aufgabe kommentiert, sodass es in einem Kommentarthread wiedergegeben wird. Sie können diese Aufgaben auch nach Fälligkeitsdatum, Tags und Aufgabenmanager sortieren. Im Bild unten seht ihr unsere täglichen Aufgaben (realer Screenshot von heute).

• Ein weiterer „Arbeitsraum“ wird für eher strategische Entscheidungen genutzt. Dort eröffnen wir Aufgaben, um allgemeine und globale Themen zu besprechen, die alle Projekte betreffen. Zum Beispiel rechtliche und gesellschaftsrechtliche Themen. Dies sind Entscheidungen, die wir nicht mit den täglichen Aufgaben in jedem Projekt vermischen wollen.

• Wir haben einen weiteren Bereich, den wir „Wiki“ genannt haben. Es handelt sich um unsere Informationsdatenbank, in der wir Lieferanten, Unternehmensinformationen oder Logistiktarife auflisten.

• Der letzte „Arbeitsbereich“ ist für Besprechungen vorgesehen. Ja, wir dokumentieren alle Treffen, da wir normalerweise gar nicht dabei sind. Somit ist es auch eine Informationsquelle, die jederzeit genutzt werden kann. Sie sind nach Terminen und Projekten geordnet.

Die Möglichkeiten mit Notion sind endlos . Sie haben mehrere Ansichten, um Ihre Aufgaben in Spalten, wie einem Kalender oder einfach in einer Liste, zu visualisieren. Zu jeder Aufgabe können Sie Unteraufgaben, Bilder, eine „Mini-Aufgabe“ und sogar HTML-Code hinzufügen. Wir haben uns für ein sehr umfassendes Tool entschieden, weil es uns hilft, alles an einem Ort zu haben. Für uns ist es sehr wichtig, ein einziges Tool zu wählen, das den größtmöglichen Bedarf abdeckt, und Notion dient als Task-Manager, Wiki, Dokumentenverwaltung und als Ort, an dem alle Entscheidungen getroffen werden.

Bevor wir uns für Notion entschieden haben, haben wir Trello und Asana ausprobiert, aber die Einfachheit und die endlosen Optionen von Notion haben uns dazu gebracht, unsere Meinung zu ändern.

*Pause, denken Sie daran, wir sind transparent. Sie können ALLE unsere Kennzahlen, Zahlen und Live-Abrechnungen sehen, indem Sie HIER klicken

SLACK , das tägliche Kommunikationstool. Alles beginnt mit einem „Guten Morgen Team“, das wir uns im allgemeinen Chat sagen. Das ist unsere Art zu sagen: „Ich fange an zu arbeiten, ich bin schon in Bestform.“ Für diejenigen, die Slack.com nicht kennen: Es handelt sich um ein Chat-Tool, das sich problemlos mit anderen Tools verbinden lässt (Google Drive, Gmail, Shopify, Notion, Google Kalender...). Im Minimalismus verwenden wir es für drei Dinge:

• Interner Unternehmenschat für einfache Alltagsgespräche. Es ist der Ort, an dem Sie schnelle Entscheidungen treffen. Heute Morgen haben wir beispielsweise in 2 Minuten entschieden, wie, wann und an wen wir eine SMS-Kampagne für verlassene Warenkörbe durchführen möchten. Alles läuft über den Slack-Chat.
• Kanäle pro Projekt . Genau wie in Notion haben wir drei Bereiche (Kanäle-Chats), in denen wir über Dinge sprechen können. In jedem der Kanäle wird über bestimmte Dinge gesprochen, um nichts durcheinander zu bringen.
• Warnungen und Benachrichtigungen . Jedes Mal, wenn wir eine neue Bestellung haben, eine Aufgabe in Notion geändert oder eine Besprechungszusammenfassung hochgeladen wird, erscheint eine Benachrichtigung in einem Slack-Kanal. Dies macht uns zu unserem Benachrichtigungszentrum, es ist das „Live und Direct“ des Unternehmens. Die Integration ist in beiden Tools sehr einfach.

ZENDESK , der Ort, an dem die gesamte Kommunikation mit Kunden zentralisiert ist. Für diejenigen, die es nicht wissen: Zendesk verfügt über ein perfektes Ticketsystem zur Verwaltung des Kundenservice für jeden E-Commerce. Sie verknüpfen es mit Ihrer E-Mail und Ihren sozialen Netzwerken und haben so alle Fragen oder Vorfälle der Kunden an einem Ort.

GOOGLE CALENDAR und GMAIL für Erinnerungen und Ereignisse. Auf dieser Website überprüfen wir den Bestand an Produkten und Kartons. Google Kalender erinnert uns daran und dient auch dazu, die zeitliche Verfügbarkeit zu sehen, die wir im gesamten Team haben. Für Gmail müssen wir nicht erklären, wofür es funktioniert :)

Darüber hinaus nutzen wir mehrere Shopify- Apps, die unseren Alltag erleichtern, aber darüber werden wir in einem anderen Beitrag sprechen.

Welche Tools nutzen Sie für die tägliche Verwaltung Ihres Projekts? Wir sind ganz Ohr.